ADMINISTRACION DEL TIEMPO

EADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

Las compañías que sobrevivan serán aquellas que aprendan más rápido cómo descubrir y estimular el desarrollo del talento creativo. En particular, serán las compañías cuyos gerentes fomenten la investigación y demuestren originalidad en su toma de decisiones.

El mensaje para cualquier hombre que aspira al liderazgo también es claro. Ya no es suficiente tener un grado académico, tener conocimientos del puesto y trabajar duro. Para alcanzar y mantener una posición de liderazgo en esta era de innovación, un; hombre debe dedicar una parte de cada día a su desarrollo, personal. Además, necesitará añadir continuamente a sus recursos conocimiento y habilidades. Para lograrlo no puede darse el lujó de desperdiciar su tiempo. Debe aprender a cuidarlo con determi­nación, manejarlo con precisión e invertirlo con ingenio. Entonces, contará con tiempo incalculable para el liderazgo y su desa­rrollo.

1-     LA PRESIÓN DEL TIEMPO

“No importa qué tanto me esfuerce y redistribuya mi tiempo, no dejo de tener la sensación de que hay más trabajo por hacer y más personas a quien entrevistar, de lo que puedo manejar en forma satisfactoria”

Logramos el éxito o fracaso no sólo como líderes empresariales, sino como seres humanos, en la medida en que aprendamos a administrar ese extraño producto llamado tiempo.

2-     EL RETO DEL CAMBIO

Vivimos en una era en la que los rápidos cambios engendran temor, y el temor con frecuencia nos congela en una rigidez que confundimos con estabilidad.

¿Se han vuelto las presiones de tiempo una parte inevitable de la vida empresarial moderna?, ¿Debemos dejarnos abrumar bajo las ruedas del progreso? O, ¿Podemos seguir adelante con el ritmo que nosotros mismos hemos establecido?

2.1.        El Creciente Ritmo de los Negocios

Nos jactamos de ser realistas y lo somos. Entonces enfrentemos la situación. Estemos muy conscientes de la manera como se está incrementando el ritmo de los negocios.

El cambio activa la cadena de reacciones por toda una empresa; las ideas se disparan entre sí en cada nivel administrativo. Se pre­sentan más problemas y mayores que hace 20 años; existen nume­rosas y trascendentales alternativas. Hoy por hoy, las decisiones pueden comprometernos durante los años por venir. Debemos dedicar mucho más tiempo que antes a la planificación a largo plazo.

El ritmo y la complejidad de las operaciones empresariales van en aumento". Tenemos que empacar en horas o días el trabajo que anteriormente nos tomaba semanas o meses.

2.2.        Como superar la presión del tiempo 

Al enfrentar las crecientes demandas de nuestro tiempo,  ¿qué opciones tenemos? La primera, podemos dejar pasar el reto y desempeñar una tarea más sencilla. La segunda, podemos trabajar más durante más tiempo. A medida que se incrementa la presión, y antes de darnos cuenta, nuestro juicio tenderá a desviarse cada vez más debido a la tensión.

Una tercera opción es que todos soslayemos el asunto. Podemos imaginarnos como hombres de negocios prácticos y realistas que no toleraremos ninguna insensatez teórica. Éste es el congelamiento característico a una rigidez que engendra temor, disfrazada bajo la máscara de "objetividad", "certidumbre", “estabilidad". Los síntomas son fáciles de reconocer:

Nos preocupamos por detalles de nuestro trabajo. Nos volvemos quisquillosos sobre nuestro estatus. Criticamos a otros. Buscamos excusas.

2.3.        ¿Cómo enfrentar creativamente la presión del tiempo?

Ninguna de estas opciones dictadas por el temor pueden solucionar el problema de las presiones de tiempo. Tenemos que echar mano de un método novedoso y salir adelante de una manera creativa.

La alternativa es clara: debemos buscar nuestro desarrollo personal y encontrar la manera de multiplicar nuestro rendimiento.

                                                                                                                      

Hay dos maneras de trabajar con nosotros" mismos para incrementar nuestro rendimiento: la vía del autocontrol, y la vía de la inspiración casi "milagrosa".

Se ha escrito mucho para describir las teorías y métodos de la vía de la inspiración. Todas las teologías están de acuerdo que el hombre puede estar unido a una fuerza superior. En un instante y de repente, por decirlo así, han dado un enorme salto en la eficacia personal. Si a esto se le puede llamar "conversión", "salvación", "alianza" o "ilu­minación",

Se tiene una mayor conciencia del poder de la inspiración para solucionar las crecientes presiones de tiempo.

Existe otra vía de crecimiento en una serie de saltos, que no [se contrapone en ningún aspecto con las de la fe; de hecho, se complementan. Es la vía del hombre que acepta sin temor el reto al cambio, puesto en movimiento por el hombre.

3-     COMO AVANZAR A TRAVÉS DE LA BARRERA DEL TIEMPO

3.1. La Necesidad de Principios de Trabajo

A medida que perfeccione sus técnicas de autocontrol, como primer dividendo se liberará de la presión del tiempo.

El administrador actual se encuentra en una carrera contra el tiempo. Lucha contra la barrera del tiempo a medida que acelera sus actividades. Debe abrirse paso para cumplir la creciente com­plejidad de sus tareas.

Dos métodos de apalear el tiempo son bien conocidos y practicados por los ejecutivos progresistas. Uno es el método de la selectividad.

El segundo método es el de delegar, que es un paso más adelantado.

No obstante estos métodos ya no son suficientes. Confrontado con una incontenible carga de trabajo que no puede cortar ni delegar,  necesita más que sólo técnicas para ahorrar tiempo. Eli desafío del tiempo exige examinar de nuevo sus principios de trabajo.

Uno de los principios de trabajo; es decir, superar las presiones de tiempo que usted necesita para incrementar su rendimiento.

Antes de que pueda afrontar sus problemas de tiempo de conocer.

PRINCIPIO DE TRABAJO

El como para incrementar el rendimiento

3.2. Un principio para incrementar el procedimiento

Recuerde que el hombre a través del tiempo ha aumentado su capacidad para liberar energía (controlada)

UBICACIÓN DE ENERGÍA A TRAVÉS DE LAS ERAS

MÉTODO	RESULTADO PIES – LIBRAS	INCREMENTO DE ENERGÍA
		SEPARADO	ACUMULADO
Lanzamiento de una piedra con la mano	50	1	1
Lanzamiento de una piedra con honda	100	2	2
Arco y flecha	300	3	6
Explosión de pólvora	1,200	4	24
Explosión de TNT	6,000	5	120
Fisión Nuclear	60,000,000,000	10,000,000,000	1,200,000,000

Esta progresión en la capacidad del hombre para liberar energía se puede observar en tres niveles distintos:

I.              El nivel material, donde manejamos grandes cantidades de material como se presenta en la naturaleza o fabricado por el 'hombre. Ésta es la etapa del lanzamiento de la piedra a mano, el lanzamiento con una honda, el arco y la flecha.

II.            Nivel químico (o molecular), cuando el hombre incrementa la energía combinando diferentes elementos para provocar una reacción, la etapa de las explosiones con pólvora y TNT.

III.           Nivel atómico (o nuclear), cuando el hombre tiene a su dispo­sición los constituyentes científicamente descubiertos de la materia y libera algo de la energía ilimitada del átomo.

A medida que el hombre se desplazaba desde el nivel material al químico y del nivel químico al atómico, progresivamente dio saltos más grandes en su liberación de energía controlada. Sin embargo, para lograr estos avances en la producción, tuvo que realizar saltos comparables en las áreas del conocimiento y el perfeccionamiento de sus técnicas.

En la práctica empresarial se ha estado llevando a cabo un proceso de ampliación y perfeccionamiento similares.

-       La etapa del comercio (a nivel material) siglo XIX

-        La etapa de la técnica (nivel químico) siglo XX

-       La etapa de la planeación estratégica (nivel molecular) Siglo XX - XXI

A medida que aprendemos a trabajar en niveles de subdivisión aún más finos; a medida que incrementamos nuestra capacidad para discriminar podemos aumentar la producción en las áreas bajo estudio. A esto le llamo el principio de perfeccionamiento.

PRINCIPIO DE TRABAJO

3.3.        Rompimiento de la Barrera del Tiempo

La tendencia en la práctica empresarial es hacia una mayor sensibilidad de control y complejidad en la toma de decisiones. La creciente velocidad de innovación tecnológica demanda y acelera esta tendencia. Se están ideando nuevas herramientas y técnicas de planificación administrativa y de control para hacer frente a estos problemas. Sin embargo, las herramientas exigen del usuario un grado considerable de conocimiento actualizado y perfecciona­miento de la técnica.

Los administradores de esta generación enfrentan un reto sin precedentes. Son la primera generación cuya educación y capacitación formales están amenazadas con volverse obsoletas antes de que puedan explotarlas por completo. Un síntoma de esta obsolescencia de la experiencia es la sensación de presiones de tiempo. Las demandas del puesto ya no pueden cumplirse con los antiguos métodos en el tiempo disponible. Debido a la obsolescencia de la experiencia, el gerente de cuarenta años ya no es considerado un bien para su compañía; esta situación se vuelve cada vez más común.

La productividad se ha multiplicado aplicando el principio de perfeccionamiento para la administración de los negocios.

A medida que aplique estos perfeccionamientos de autocontrol, puede lograr como primer dividendo una libera­ción de la presión del tiempo;

II-  COMO SUPERAR LAS PRESIONES DEL TIEMPO

4-     COMO INCREMENTAR SU RENDIMIENTO

Usted puede incrementar su rendimiento a medida que aumenta su capacidad para captar imágenes precisas, claras y rápidas de lo que sucede en su entorno.

4.1. DONDE SE ORIGINAN LAS EXPERIENCIAS

El efecto acumulativo de la investigación científica con seguridad está haciendo su trabajo más complejo. Para enfrentar este desafío necesita incrementar su rendimiento. En la medida que usted fracasa para lograrlo, lo vuelve más consciente del aumento en sus presiones de tiempo.

            A la luz del conocimiento actual

¿Cuáles son los elementos más pequeños de su experiencia que puede aprender a reconocer y perfeccionar?

Para dar una pista de la respuesta a esta pregunta, considere los recientes hallazgos en neurología y psicología. Del mismo modo que la física nuclear tuvo sus inicios poco antes del comien­zo de este siglo, la investigación sobre el cerebro y el sistema nervioso se ha llevado a cabo, en gran medida, desde 1900.

Toda nuestra experiencia, la que ahora se manifiesta, es el resultado de las actividades de una clase de células "especiales llamadas neuronas p células nerviosas. Éstas se encuentran en nuestro cerebro, médula espinal y nuestras fibras nerviosas. La parte más compleja de nuestro cerebro, la corteza externa o córtex, contiene cerca de 15 000 000 000 de estas neuronas. Dentro de esta masa de células interconectadas, de manera todavía desconocida para nosotros, se originan nuestras experiencias.

Si usted se detiene por un momento y se observa encontrará que en cualquier momento su atención se encuentra dominada por una impresión.

Durante el día su cerebro elabora decenas de miles de estas imágenes. Están pueden tomar como los elementos más pequeños de su experiencia.

4.2. CONTROLADORES DE LA ACCIÓN 

¿De qué manera influyen los elementos de nuestra experiencia en nuestras acciones?

Las imágenes en su mente controlan sus acciones. Si no tiene una imagen o no se imagina lo que ocurre, usted no puede actuar.

4.3. COMO INCREMENTAR SU RENDIMIENTO

Ahora es posible establecer el método general para incrementar su rendimiento. Usted puede incrementar su rendimiento a medida que aumenta a su capacidad para lograr impresiones claras, precisas y rápidas de lo que sucede en su entorno

Incluye tres fases que se pueden trabajar en forma simultánea. Éstas son:

1.    Incremente su estado de alerta

2.    Incremente su energía disponible

3.    Incremente su conocimiento y nivel de experiencia

La preocupación o el no estar alerta, es con seguridad el único factor más grande que reduce su rendimiento. Cuando se encuentra preocupado, su atención se centra en algo diferente a lo que sucede en su entorno. Por tanto, no está en condiciones de obtener ninguna impresión de lo que sucede durante ese momento. Cuando su energía es baja es difícil concentrarse incluso dilucidar aún las ideas más sencillas.

5-     LIBERTAD PARA ADMINISTRAR SU TIEMPO

Sólo puede manejar su tiempo en aquellos momentos cuando se encuentra alerta a lo que sucede dentro de usted, y en su entorno.

5.1. COMO LOGRAR UNA   IMAGEN CLARA

Antes de imaginar y recordar algo, primero debe tener una imagen clara de ello. Piense en la última vez que deliberadamente empezó a recordar algo, quizá algo que leyó. Para recordarlo con precisión tuvo que prestar coda su atención a este hecho. De la misma manera, para tener una clara impresión de un aroma, sonido, textura o sabor, debe centrar toda su atención en oler, escuchar, tocar o paladear. Disociando entre recordar y observar termina con una imagen borrosa. Para lograr una imagen clara del objeto debe darle toda su atención. ¿Cómo puede ampliar su libertad, continuar mejorando la forma­ción de su imagen y, por tanto, incrementar su rendimiento? La respuesta radica en una comprensión del papel que desempeñan sus hábitos en su vida.

5.2. EL PAPEL DE LOS HÁBITOS

Una vez que aprende a realizar algo puede delegarlo al control   automático del hábito su atención puede estar en otro momento o lugar diferente a la tarea que realiza. Cuando trabaja en una rutina, sin cambio relativo, y una serie de circunstancias familiares, usted puede operar razonablemente bien en control automático. Si la situación exige una opción consciente entre diferentes alternati­vas, debe hacerse cargo estando alerta y manteniendo una imagen clara de la situación presente.

Su objetivo es incrementar su rendimiento. Podrá lograrlo aumentando el número de imágenes precisas que logra formarse cada día. Esto a su vez exige más momentos de agudeza y de completa atención a todo cuanto ocurre. Cualquier momento, despreocupación, de actividad habitual, es un momento en el que no es libre de administrar su tiempo.

Esto no significa que es necesario o aun conveniente preten­der un constante estado de vigilia. Sus hábitos desempeñan un papel importante para aligerarlo de la monotonía de las simples tareas repetitivas.

5.3. LIBERTAD PARA ADMINISTRAR SU TIEMPO

Usted quiere tiempo para salir de sus crecientes cargas de problemas. Más tiempo para disfrutar de sus hijos, y viajar.

Para conseguir este tiempo debe recuperar una cabeza de playa en ese continente que es usted mismo y que la preocupación ha usurpado. En esos momentos de preocupación es cuando surgen los incidentes que pueden devorar horas y días de nuestro tiempo en vano.

Puede con seguridad incrementar su libertad para administrar su tiempo a medida que recupera su atención de la preocupación.